Para que un plan estratégico?

Toda empresa o persona diseña planes estratégicos para el logro de sus objetivos y metas planteadas, esto planes pueden ser a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la empresa. Es decir, su tamaño, ya que esto implica que cantidad de planes y actividades debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores y el impacto de estas acciones a lo largo del tiempo.

En la actualidad la necesidad de departamentos especializados en Tecnología de información y su participación en las tareas operacionales y estratégicas de toda empresa, dan como resultado la implementación de un “Plan de Tecnología de Información”, que va a ser en lo que nos enfocaremos.

Objetivo General de un plan estratégico

Como ya lo he mencionado existen diferentes tipos de planeación que se pueden tomar en cuanta en un departamento de tecnología de información, y por su puesto es necesario el tener una estructura clara para los diferentes tipos de planes, recordemos que los planes deben de ser compartidos en diferentes niveles de la organización a la que esté dirigido dicho plan.

Que es Planeación?

Planeación, en el sentido más universal y llano implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente.

El proceso de planeación en muchos países es utilizado como sinónimo de  planificación, consiste básicamente en tomar decisiones por adelantado. El proceso de planeación es equivalente al proceso de Toma de decisiones, en donde se debe tener claro el norte a seguir, a partir de ese objetivo enfocar los esfuerzos y recursos (a través del tiempo) para concluir satisfactoriamente.

Importancia de la planeación

La planeación es importante porque propicia el desarrollo de la empresa, reduce al máximo los riesgos y maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo. Ayuda a lograr el uso efectivo de recursos humanos, financieros y materiales, especialmente cuando son escasos. Implica una distribución organizada de recursos hacia los objetivos.

Etapas de la Planeación

 

Como todo proceso, la planeación requiere de una serie de pasos, que a continuación se describen:

 

Formulación de estratégicas: Consiste en determinar la misión de mi empresa, y las acciones que voy a tomar para poder obtener mis objetivos estratégicos. Es necesario llevar a cabo ejercicios como el conocido FODA para poder terminar si las acciones que se están escogiendo son las más apropiadas para mi empresa y para el medio en el que se desenvuelve.

Implantación de las estrategias: Es necesario una excelente comunicación tanto horizontal como vertical en la empresa, y que la información fluya por los diferentes medios. También es sumamente importante el poder establecer métricas, con el fin de poder dar seguimiento y control de las acciones que se están tomando para obtener las metas.

Evaluación de Estrategias: A través de las diferentes métricas que establezcamos debemos de realizar mediciones de los acciones que se están llevando a cabo, no solo del desempeño de estas acciones, sino que debe de medirse el impacto de cada estrategia sobre el fin común, y si fuese necesario el re-adecuar o incluso desecharla por completo (si es que no está ayudado a la conclusión de nuestro plan).

Tipos De Planeación

Según el alcance medido en tiempo se distinguen tres tipos principales de planeación:

Alcance

Niveles

Tipo de Planeación

Largo plazo

Institucional

Estratégica

Mediano plazo

Intermedio

Táctica

Corto plazo

Operacional

Operacional

Componentes de un Plan

 

Existen diferentes modelos a seguir un plan sin embargo, de los que considero hay algunas secciones que prácticamente son obligatorios, no voy a entrar en detalle cada una de las secciones, sino que simplemente las voy a enumerar.

 

Cabe la pena destacar que el siguiente esquema no es rígido y absoluto, al contrario la idea es que sirva de base para que se pueda adecuar según las diferentes necesidades.

 

 

1.    Normativa Institucional

1.1. Plan Estratégico

1.1.1.  Visión

1.1.2.  Misión

1.1.3.  Líneas de Servicio

1.2. Estructura institucional

1.3. Normativa Especificas

2.    Objetivos

2.1. Objetivos del plan estratégico

2.1.1.  Objetivo General

2.1.2.  Objetivos Específicos

3.    Plan de Desarrollo

3.1. Metodología

3.2. Proyectos de Tecnología de Información Actuales

3.2.1.  Comunicaciones y redes

3.2.2.  Hardware

3.2.3.  Licenciamiento

3.3. Recurso Humano

3.4. Control y seguimiento del Plan de tecnología de información

 

Para finalizar me gustaría citar una frase muy profunda del gran escritor Sun Tzu: “La Razón por la que el príncipe preclaro y el general sabio conquistan al enemigo siempre que actúan y sus hazañas sobrepasan las de los hombres comunes y corrientes, es el conocimiento previo”

¿Para Quién Trabajas?

 

Como la mayoría de veces que escribo sobre un tema sobre el cual escuche. El día de hoy alguien me hizo esta pregunta: Para quien trabajas?  

Probablemente la mayoría de personas responderían que trabajan para X o Y empresa, incluso si se trabaja propio probablemente se diga el nombre de la empresa a la que somos dueños, sin embargo si nos ponemos a analizar el para quien trabajamos, es decir el fin de cada persona la respuesta va a ser la misma (o al menos debería ser la misma), deberíamos trabajar para nosotros mismos.

De una u otra forma siempre vendemos nuestros servicios profesionales a un tercero, ya sea un cliente de forma directa o un cliente a través de un tercero, que en este caso seria “la empresa para la que trabajamos”.

Toda empresa necesita una inversión para poder sobrevivir, la premisa básica es al inicio se invierte para tras algún tiempo ver el fruto por las utilidades que pueda generar la empresa a la que se invirtió. De igual forma si trabajamos para un tercero vendiendo nuestros servicios profesiones, pues al inicio debemos de invertir en nuestra educación, para poder obtener “claves” que nos ayuden a desarrollar nuestras labores diarias, incluso hay otra analogía que toda inversión es un riesgo al igual existe en la educación en la que escogimos invertir.

Y no solo se debe de pensar en la parte remunerada, si bien es cierto todos trabajamos para recibir una remuneración económica, nuestras empresas (es decir nuestro “YO”) se especializa en algo, por lo que deberíamos de orientar nuestros servicios profesionales brindados en nuestra especialidad. Por lo que es necesario e imperativo que analicemos si en realidad nuestra empresa está haciendo para lo que fue creada y si nuestra empresa tiene claramente definidos aspectos como: Misión, visión, Valores, objetivos estratégicos, y más importante si existe un plan estratégico que nos ayude a formar nuestro futuro.

Durante todo el artículo he tratado de usar palabras cables (que espero sean fáciles de descifrar), pero quiero recalcar en una de ellas, y quiero finalizar con un pensamiento, si trabajo para mí, lo mínimo que debo hacer es hacer mi trabajo de forma profesional. Podría filosofar durante mucho tiempo sobre es ser profesional, sin embargo voy a ser breve (voy a obviar aspectos éticos), el ser profesional en algo es ser conocedor y prácticamente experto en ese algo (evidentemente no es sencillo y requiere de mucha trabajo y tiempo).

Por lo que es vital siempre recordar que debemos de realizar nuestras labores diarias de la mejor manera pues estamos ofreciendo un “servicio profesional” y la mejor manera de mercadear un servicio o producto es que este producto o servicio cumpla con las expectativas de los usuarios finales.

No es mi Problema!

Hace poco tuve una amarga experiencia, en donde un profesor exigió a un alumno en un plazo de 1 día conseguir un material didáctico y el estudiante amablemente le indica que le va a ser muy difícil en un plazo tan corto, y la respuesta del profesor fue “No es mi problema!”.

Desde ese momento esa frase ha estado en mi mente y no solo esta frase sino que también algunas variaciones como “a mí no me toca”, “yo no fui”, “porque yo”, “que lo hago otro”  y un sinfín de pensamientos para evadir responsabilidades.

Y justamente conversando con un amigo discutíamos del tema, y coincidíamos que el “no es mi problema” es parte de la idiosincrasia del tico. Desde tiempos coloniales el tico ha sido reconocido por ser “pacifico”  o pasivo diría yo. El acta de los nublados del día es –creo sin lugar a duda- el ejemplo más palpable de este hecho en donde no se clarifica la decisión tomada sino que más bien “se espera a ver que va a pasar”.

La crítica social es tema de conversación de todos los días, todos nos quejamos de la inseguridad ciudadana,  de los altos costos de los bienes de primera necesidad, altos impuestos, alta inflación, falta de empleo, etc. Pero la mayoría no cruza la línea de accionar, la de analizar el que se puede hacer para solucionar las cosas y no solo el criticar.

Precisamente ayer escuche un gran discurso de otro amigo quien hablaba de la calidad, de una manera muy simple dio una definición de lo que para el era calidad, hago mías las palabras de Mandred y cito: “Calidad consiste en dar el 101%, es decir dar algo más del 100%, dar el extra” (el FUA dirían algunos), comentaba Manfred que dar el 100% es mediocre pues simplemente se está cumpliendo con lo requerido, y personalmente coincido totalmente con sus palabras. La diferencia de lo normal con lo extraordinario es una delgada línea y cruzarla no es difícil, es sencillamente no solo cumplir las expectativas sino sobrepasarlas, y como hacerlo? simple tratar siempre de cuando hago las cosas dar el extra;  aunque lo que esté haciendo no es de mi agrado debería de procurar que sea una acción de calidad.

Este último párrafo lo relaciono con el “No es mi problema” pues la falta de calidad es para mí uno de los motivos por los cuales muchas personas tienen esta mentalidad.

Ojala y todos pensemos y actuemos con calidad y dejemos de pensar en que el día a día “no es mi problema”.

Las Redes Sociales y el “New Marketing”

Las Redes Sociales y el “New Marketing”

Tiene sentido el nuevo Marketing? Creo que la respuesta es más que obvia, lógicamente sí! Estamos en mundo de constantes cambios en el que es necesaria estar atento de las diferentes corrientes para poder ser competitivo en el medio.

Seth Goding en su libro “Helado de Albóndiga” expone la temática no solo de manera teórica sino con claros ejemplos de éxito  de las estrategias ligadas al New Marketing. Es claro que el New Marketing involucra muchas acciones revolucionarias pero en lo personal uno de los factores más destacados es el uso de las redes sociales como herramienta para facilitar la interacción directa con los clientes y es principalmente en lo que se va a basar este artículo.

No es de extrañar la importancia que tiene en nuestros días las redes sociales, el auge que han tenido es enorme, y solo basta con revisar las redes sociales más usadas en nuestros días: Facebook, Twitter, YouTube, MySpace,  Flickr, Buzz, Ping, Foursquare, Linked, Squidoo (mencionado ampliamente por Goding) , Vimeo, en fin decenas de sitios que facilitan la interacción entre personas por medio de Internet. Y parte de lo interesante para el mercadeo es que cada una tiene una “especialidad” es decir reúne un grupo de gente con características comunes (el 1% del mercado que expone Godin). Por ejemplo Flickr es un sitio que permite publicar fotografías, almacena información técnica sobre estas, el lugar donde fueron tomadas y lo más importante permite que usuarios puedan agregar comentarios, es de suponer que el sitio tiene publicidad relacionada a equipo profesional de fotografía. Ping es otro ejemplo de una red social especializada, fue creada por Apple y tiene como fin exclusivo el que la gente comente a través de Itunes que música ha comprado, que música le parece atractiva, que se comente sobre nuevos grupos etc. Y todo sobre la plataforma de compra de música de Itunes –que mejor lugar para fomentar las compras que en el lugar de compra.

Hace poco leía un artículo de la revista Time en donde se mencionaba una lista de las personas más influyentes del mundo, dentro de la lista habían personajes “esperados” por ejemplo Barack Obama, Nicolas Sarkozy, Oprah Winfrey, entre muchos otros. Sin embargo la persona más influyente (según esta publicación) no es ninguno de estos personas, en realidad es un bloguero.  Wael Ghonim es el nombre de este bloguero quien además de compartir sus pensamientos en internet es el encargado de Marketing de Google para la zona norte de África y el medio oriente. A él se le atribuye ser portavoz del grupo que, gracias a su presión pacifista, lograron quitar del poder en Egipto a Hosni Mubarack. No es de dudar que Wael conoce sobre el tema de New Marketing y que ha hecho uso de este para beneficios tanto para su empresa como para país.

Otros personajes que aparece en esta lista que me llamaron la atención son: Mark Zuckerberg (fundador de Facebook) y Julian Assange (fundador de WikiLeaks), lo que demuestra el poder de convencimiento que se puede llegar a tener a través de las redes sociales. En este mismo artículo se aseguraba que “Nunca ha sido más fácil influir o ser influido” , y es clarísimo que relación entre personas (incluso separadas por miles de kilómetros) es mucho más sencilla y a lo que debemos de prestar atención es la forma para poder causar la influencia ante nuestros futuros clientes.

Hoy en día es común que dentro de una organización además de existir los mercadologos, exista una persona encargada las “redes sociales” o como es conocido en ingles “Social media marketing” quien tiene como responsabilidad el utilizar las herramientas que brindan las redes sociales para facilitar la interacción con los clientes, el punto no es explotar la publicidad como tal sino crear un vínculo directo con los futuros compradores mediante la confianza depositada en un producto (no porque el fabricante lo diga, sino porque otros usuarios ya lo han probado y así lo comentan) o bien poder ver más fácilmente las necesidades de los consumidores.

La reducción de costos que se puede tener en una campaña publicitaria versus una estrategia que involucre las redes sociales (parte del New Marketing) es más que notoria. Mientras que una campaña televisiva puede costar cientos de miles de dólares, el costo de producir un video, publicarlo en YouTube y dejar el canal abierto para que los usuarios realicen comentarios al respecto, es considerablemente más bajo (prácticamente nulo). Y no solo el costo se va a reducir, el beneficio obtenido es mucho mayor, la gente que va a ver el video es gente que realmente está interesado en el producto y que muy posiblemente, si el producto cumple con las expectativas, adquiera ese producto o servicio.

Me gustaría dar un ejemplo personal de como fui “victima” del New Marketing: El año pasado necesitaba cambiar de computadora por lo que me di a la tarea de hacer lo que la mayoría de gente hace cuando va a adquirir un producto: investigar. En orden cronológico lo primero que hice fue ingresar a amazon.com y realizar una búsqueda de las computadoras que estaban dentro de mi presupuesto, luego de tener un margen relativamente pequeño de los productos que cumplían con mis necesidades procedí a revisar los “Reviews” de personas que habían comprado antes estos productos, y tras esta revisión descarte una gran mayoría, en este punto las diferencias eran prácticamente por marca, por lo que decidí realizar una búsqueda del respaldo que obtendría con cada marca, y para esto solo tuve que realizar una búsqueda en Google de “Dell vs HP” y al instante tenía cientos de sitios en donde se realizaban “reviews”, pero el que me llamo la atención fue un blog de un joven estadunidense que tenía una entrada en donde se realizó la misma pregunta, y decenas de usuarios dieron sus comentarios. Al final realice la compra del equipo que más me convenía y con el consejo de decenas de usuarios independientes, quienes me hicieron descartar productos pero a su vez influenciaron mi decisión final por la compra que realice. Y este ejemplo se repite en cientos de compradores día a día.

Uno de los aspectos más difícil en nuestro medio (sobre todo en un país como el nuestro), es el cómo justificar la inversión en redes sociales. Aunque Seth Godin indica que el “New Marketing” no es una idea que se deba de vender a los directivos de una empresa, sino que se debe realizar interactuando con los clientes, si se desea invertir en esta área (por ejemplo disponer de personal que esté a cargo del “área de Social Media”) es necesario hacer ver a los directivos de nuestra organización el poder y la necesidad de estas en nuestro medio.

Probablemente si le mencionamos a un directivo que deseamos utilizar Twitter como medio para interactuar con nuestros clientes, la respuesta sería que el uso de esta herramienta lo que va a causar es la distracción y poca productividad. Sin embargo es necesario hacerlo ver que no es una herramienta publicitaria sino más bien una herramienta que va a permitir la interrelación con nuestros clientes y que esta interrelación va a motivar la confianza depositada en nuestros productos o servicios.

Conozco un par de casos en nuestro país en donde el uso específicamente de Twitter le trajo beneficios a empresas: La primera es Aerocasillas quien después de ser la empresa líder en trasporte de paquetería por compras en internet sufrió grandes ataques por parte de sus clientes por atrasos en sus entregas y mal servicio al cliente. El año pasado decidieron crear la cuenta @AerocasillasSJO que tiene como finalidad el avisar a los clientes de promociones, atrasos, horarios de servicios, pero sobre todo el poder relacionarse con demás usuarios de Twitter al responder preguntas y realizar comentarios (no solo de sus servicios sino de temáticas generales tratadas en Twitter), estos mismos servicios podían ser accedidos vía telefónica, enviando un correo o incluso desde un chat privado en el sitio de Aerocasillas, sin embargo el contacto directo con la comunidad tuitera ayudo a crear confianza en la empresa, además que estaban accediendo a gente que acostumbra pasar mucho tiempo en internet, mercado meta de este tipo de empresa.

La otra empresa que incursiono satisfactoriamente en Twitter es Pizza Hut quien creó la cuenta @MotorizadoRojo. Como se podrá notar el nombre de la cuenta no menciona directamente el nombre de la empresa, sin embargo ya en Twitter el motorizado rojo es un símbolo de Pizza Hut y mucha gente incluso hace menciones de este usuario  con twits como: “Acabo de llamar al @MotorizadoRojo para completar mi día cenando pizza”, y generalmente el usuario que utiliza la cuenta @MotorizadoRojo responde hábilmente y aprovechando la interacción que incluso el no inicio sino que fue otro usuario.

Sin duda alguna hoy en día la vida 2.0 tiene un gran influencia en nuestro diario vivir y es uno de los factores más importantes del “New Marketing” , es por eso que debemos de estar conscientes de esto y no solo saber de la existencia de estos sino aprovechar estos medios para llevar a cabo los objetivos estratégicos de nuestra empresa.

Outsourcing la Orquesta Sinfónica Perfecta

Outsourcing la Orquesta Sinfónica Perfecta

Hoy quiero realizar una analogía de la sinergia que se da entre un proveedor de servicios de outsourcing y la empresa que contrata sus servicios, contra la sinergia que se produce cuando escuchamos una orquesta sinfónica interpretar una canción original de otra banda.

Primero que todo definamos que es una Orquesta sinfónica, en palabras simples y coloquiales una orquesta sinfónica (o filarmónica) consiste en una agrupación de diferentes familias de instrumentos (vientos, cuerdas, percusión, etc., que tienen como fin el brindar un servicios de apoyo) que en conjunto realizan interpretaciones musicales. Y muchas ocasiones acompañan a cantantes o grupos para que la interpretación “simples” o “llanas” se conviertan en obras de arte.

Si bien es cierto una orquesta sinfónica puede hacer sus propias interpretaciones (al igual que una empresa de desarrollo podría realizar paquetes de software para su venta), el rol que estas juegan en “acompañar” a en grabaciones o conciertos a otras agrupaciones, las ha convertido en el “socio” perfecto para estas últimas. Y en la vida empresarial también se da este tipo de escenarios en donde existen empresas que ofrecen “Orquestas Sinfónicas” con diferentes familias (servicios de desarrollo, soporte, QA, Administración de Proyectos, etc.) que apoyan a empresas especializadas en sus negocios que lo que buscan es convertir un servicios que ellos ofrecen en una obra majestuosa, con la ayuda del servicio prestado por una tercera empresa (empresa proveedora de servicios de outsourcing).

Y porque contratar a una orquesta si ya se tiene un grupo? Quizás muchas empresas se encuentran en esta encrucijada, si subcontratar a una empresa para una función específica o emplear sus propios recursos para apoyan una función interna de la empresa. Las razones pueden ser muchas:

  • Quizás un grupo quiera que una de sus canciones incluya un violín que no posee,
  • Tal vez si lo tengan pero quieren apoyar con un segundo violín,,
  • La persona que toca el violín también interpreta la guitarra en la canción que desean agregarle este instrumento.
  • O simplemente se requiere de una persona más capacitada interpretando el violín.

Como notaran es más que lógica la clara semejanza que existe en las necesidades que cubre una empresa que brinda servicios de outsourcing y los servicios de apoyo que puede llegar a brindar una orquesta sinfónica.

Si analizamos los factores críticos de éxito entre en una sinfonía perfecta y un acuerdo entre dos empresas en un modelo de outsourcing también encontraremos bastantes semejanzas. Factores como una buena comunicación entre toda la orquesta y la banda (empresa proveedora y empresa que contrata sus servicios), determinar claramente la función de orquesta, pues no debe de sobresalir de la banda original (una clara especificación de los requerimientos), son parte de lo necesario para que el resultado final de un acuerdo sea una “Sinfonía Perfecta”.

Uno de los roles más importantes (sino el más importante) en una orquesta sinfónica es el director. Quien no solo debe de garantizar que se mantengan los tiempos y las entradas y salidas de los instrumentos en una interpretación, sino que es el encargado de entender el concepto global de la obra, y transmitir ese espíritu fiel a toda la banda, mismo papel que debe de realizar una administrador de proyectos encargado de trabajar con empresas subcontratadas.

Así pues tomando en cuenta todos estos factores no me queda más que decir, que en aquellos momentos en que tengamos una banda y requiramos un apoyo extra, subcontratemos o una orquesta sinfónica, que junto con nuestros músicos y un buen director dará como resultado una interpretación grandiosa.